Politique de confidentialité et de gestion des témoins (cookies)

Atria psychoéducation

Victoria Lavallée, M.Sc., ps.éd.

Entrée en vigueur : août 2024 | Dernière mise à jour : mai 2026

1. Introduction et engagement

La présente politique de confidentialité a été rédigée conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25, ci-après « la Loi »), qui modifie la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP, RLRQ c. P-39.1), ainsi qu'aux règles déontologiques de l'Ordre des psychoéducateurs et psychoéducatrices du Québec (OPPQ).

Atria psychoéducation s'engage à recueillir, utiliser, conserver et protéger vos renseignements personnels dans le respect de votre vie privée, de vos droits et de la législation québécoise en vigueur.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi, la responsable de la protection des renseignements personnels au sein d'Atria psychoéducation est :

Victoria Lavallée, psychoéducatrice

Courriel : atria.psychoeducation@gmail.com

Téléphone : (514) 244-4422

Toute question, demande d'accès, de rectification ou toute autre préoccupation concernant la protection de vos renseignements personnels peut lui être adressée directement.

3. Renseignements personnels collectés

3.1 Via le formulaire de demande de services (site Web)

Lorsque vous remplissez le formulaire de demande de services sur notre site Web, les renseignements suivants sont collectés :

Nom complet
Adresse courriel
Numéro de téléphone
Brève description de votre situation ou de vos besoins
Modalité de suivi désirée (présentiel, visioconférence ou peu importe)
Formation, atelier ou conférence désirée et informations additionnelles

En soumettant ce formulaire, vous consentez à être contacté(e) par Atria psychoéducation aux coordonnées fournies aux seules fins décrites à la section 4 de la présente politique.

3.2 Dans le cadre du suivi psychoéducatif (dossier client)

Une fois le suivi amorcé, des renseignements supplémentaires peuvent être consignés dans votre dossier clinique, notamment des informations relatives à votre situation personnelle, familiale, professionnelle ou à votre état de santé mentale. Ces renseignements sont nécessaires à la prestation de services psychoéducatifs conformes aux normes de l'OPPQ.

4. Fins de collecte et utilisation

Les renseignements collectés via le formulaire de demande servent exclusivement aux fins suivantes :

Prendre contact avec vous afin de vérifier nos disponibilités communes;
Planifier un entretien téléphonique préliminaire sans frais;
Procéder à l'ouverture de votre dossier client, le cas échéant;
Évaluer vos besoins et vous proposer un suivi psychoéducatif adapté.

Ces renseignements ne sont utilisés à aucune autre fin (notamment pas à des fins publicitaires, de marketing ou de partage avec des tiers à des fins commerciales).

5. Durée de conservation et desctruction

Les renseignements personnels sont conservés uniquement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés :

Demandes de services sans suite : les renseignements transmis via le formulaire et n'ayant pas donné lieu à l'ouverture d'un dossier sont détruits dans un délai raisonnable suivant la fin des échanges ou de la non-réponse.
Dossiers clients actifs : les renseignements sont conservés pour toute la durée du suivi.
Dossiers clients fermés : conformément au Code de déontologie de l'OPPQ et aux obligations légales applicables aux professionnels de la santé, les dossiers sont conservés pendant une période de cinq (5) ans suivant la fin du suivi.

À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire, de façon à prévenir tout accès non autorisé.

6. Communication à des tiers

6.1 Principe général

Vos renseignements personnels ne sont jamais vendus, loués ou partagés avec des tiers à des fins commerciales. Ils ne sont communiqués à des tiers que dans les cas suivants :

Avec votre consentement explicite, écrit ou verbal;
Lorsque la loi l'exige (ex. : ordonnance judiciaire, signalement obligatoire);
En présence d'un risque sérieux et imminent pour votre sécurité ou celle d'autrui.

6.2 Prestataires de services technologiques

Afin d'assurer le fonctionnement du site Web et la gestion des dossiers cliniques, Atria psychoéducation fait appel aux prestataires suivants, qui agissent à titre de sous-traitants et n'utilisent vos données qu'aux fins prévues :

Wix.com (hébergement du site Web et transmission du formulaire)

La plateforme Wix est utilisée pour héberger le site Web et transmettre les demandes de services soumises via le formulaire en ligne. Les renseignements transmis transitent par les serveurs de Wix lors de l'envoi du formulaire, mais ne sont pas colligés ou conservés de façon permanente sur cette plateforme. Wix met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles conformes aux normes internationales en matière de protection des données.

Psylio – Optania Éducation Inc. (logiciel de tenue de dossier)

Les dossiers clients sont gérés sur la plateforme Psylio, développée par Optania Éducation Inc. Ce logiciel est spécifiquement conçu pour les professionnels en relation d'aide et est conforme aux exigences des ordres professionnels québécois en matière de tenue de dossier. Les données sont hébergées sur des serveurs Amazon Web Services (AWS) situés dans la région de Montréal (Canada). Psylio a nommé sa propre responsable de la protection des renseignements personnels et adhère à une politique de confidentialité publiée sur son site.

7. Transfert de renseignements à l'extérieur du Québec

Certains de nos prestataires de services technologiques sont susceptibles de traiter ou d'héberger des données à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis ou dans d'autres pays. Conformément à l'article 17 de la Loi, avant tout transfert, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est effectuée afin de s'assurer que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate.

Les mesures suivantes sont en place pour encadrer ces transferts :

Psylio (dossiers cliniques) : les données sont hébergées exclusivement au Canada (AWS Montréal). Aucun transfert hors Canada n'est effectué pour les données cliniques.
Wix (site Web) : Wix est une entreprise dont les serveurs sont principalement situés aux États-Unis et en Irlande. Les données des visiteurs du site (dont les soumissions de formulaires) peuvent transiter par ces serveurs. Wix s'engage contractuellement à protéger ces données conformément aux normes internationales applicables, incluant des clauses contractuelles types reconnues.

En cas de doute sur la protection de vos renseignements dans le cadre d'un transfert, vous pouvez communiquer avec la responsable désignée aux coordonnées indiquées à la section 2.

8. Mesures de sécurité

Atria psychoéducation met en oeuvre des mesures raisonnables de sécurité, physiques, technologiques et administratives, afin de protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisés, notamment :

Utilisation d'un logiciel de tenue de dossier sécurisé et certifié (Psylio) avec chiffrement des données;
Accès restreint aux dossiers clients, limité à la psychoéducatrice responsable du suivi;
Communications électroniques sécurisées dans la mesure du possible;
Destruction sécuritaire des renseignements à l'expiration des délais de conservation.

9. Vos droits

Conformément à la Loi, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

Droit d'accès

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels vous concernant qui sont détenus par Atria psychoéducation.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.

Droit à l'effacement et à la cessation de diffusion

Sous réserve des obligations légales de conservation (notamment le délai de 5 ans prévu par le Code de déontologie de l'OPPQ), vous pouvez demander la destruction de renseignements vous concernant lorsque leur conservation n'est plus nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Droit à la portabilité

Vous pouvez demander que les renseignements informatisés vous concernant vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement de vos renseignements est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer en tout temps, sous réserve des délais légaux et déontologiques applicables. Le retrait du consentement n'affecte pas la légalité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez adresser votre demande écrite à la responsable désignée (voir section 2). Nous nous engageons à y répondre dans les délais prévus par la Loi (30 jours, prolongeable à 60 jours pour les demandes complexes).

10. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisé de renseignements personnels) présentant un risque de préjudice sérieux, Atria psychoéducation s'engage à :

Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice;
Aviser la Commission d'accès à l'information (CAI) du Québec sans délai;
Aviser les personnes concernées lorsque la situation le requiert;
Consigner l'incident dans un registre tenu à cet effet.

11. Politique en matière de témoins (cookies)

11.1 Qu'est-ce qu'un témoin (cookie) ?

Un témoin est un petit fichier texte déposé sur votre appareil lors de votre visite sur un site Web. Il permet de mémoriser certaines informations relatives à votre navigation.

11.2 Types de témoins utilisés sur notre site

Notre site Web est hébergé sur la plateforme Wix, qui utilise différents types de témoins :

Témoins essentiels (nécessaires au fonctionnement) : ces témoins sont indispensables au bon fonctionnement du site (sécurité, navigation, prévention de la fraude). Ils ne nécessitent pas votre consentement.
Témoins analytiques et de performance : ces témoins permettent de mesurer l'audience et les performances du site (pages consultées, durée de visite, etc.). Ils sont activés uniquement si vous y consentez.

11.3 Consentement aux témoins

Conformément aux exigences de la Loi, une bannière de consentement aux témoins est affichée lors de votre première visite sur notre site. Vous pouvez accepter ou refuser les témoins non essentiels. Vous pouvez également modifier vos préférences à tout moment en cliquant sur le lien de gestion des témoins disponible en bas de page du site.

11.4 Gestion des témoins via votre navigateur

Vous pouvez en tout temps configurer votre navigateur Web pour refuser, supprimer ou être averti de l'installation de témoins. Veuillez noter que la désactivation de certains témoins essentiels peut affecter le fonctionnement du site. Pour gérer vos préférences, consultez les paramètres de confidentialité de votre navigateur (Chrome, Firefox, Safari, Edge, etc.).

12. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée en tout temps afin de refléter des changements législatifs, déontologiques ou dans nos pratiques. La date de la dernière mise à jour est indiquée en en-tête du document. Nous vous encourageons à la consulter périodiquement. En cas de modification substantielle, un avis sera publié sur notre site Web.

13. Nous contacter

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec :

Victoria Lavallée, Responsable de la protection des renseignements personnels

Atria psychoéducation

11800, rue de l'Avenir, suite 304, Mirabel (Québec) J7J 2T1

Courriel : atria.psychoeducation@gmail.com

Téléphone : (514) 244-4422

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : www.cai.gouv.qc.ca.